No pierda tiempo y sea organizado

No se trata solamente de limpiar gavetas y organizar tramos. Es hora de deshacernos de esas tareas onerosas, de esas gentes y situaciones que nos hacen perder dinero, y tiempo.
Vivimos unos tiempos en que la realidad de nuestra cotidianidad se parece mucho a la del conejo de Alicia en el País de las Maravillas: ¡Es tarde!, ¡Tarde!, ¡No tenemos tiempo!, ¡Es tarde! Buscamos, ansiosos, proyectar nuestra productividad hacia niveles nunca antes imaginados. Nuestros objetivos son repetidos como el credo de la nueva religión corporativa. Vivimos con el cuchillo en la boca. La competencia no tiene piedad.
¿Qué hacer? A partir de mis múltiples lecturas e insaciable sed de investigación, de conocimiento y sabiduría, logré reunir parte de los conocimientos que sobre optimización del trabajo se han ido acumulando en los últimos años, e hice un pequeño memo para los chicos de nuestro departamento, de forma que podamos ganarnos un bonito a fin de año, y hacer mejor nuestro trabajo.
El primer libro que he de citar es “Never Check E-Mail in the Morning: And Other Unexpected Strategies for Making Your Work Life Work”, de la autora y especialista Julie Mortgenstern, una experta norteamericana en manejo y gerencia del tiempo. Según Mortgernstern, la principal razón por la cual los ejecutivos y dueños de negocios pierden ingentes cantidades de energía y efectivo, es que no saben planificar sus días.
Al no planificar sus jornadas diarias, tienden a adoptar patrones de comportamiento reaccionarios y distraídos, disminuyen, así, su productividad y por lo tanto las ganancias que pueden generar. Ella recomienda, entre otras cosas, organizar la agenda diaria en bloques que abarquen tres días cada vez: allí, el ejecutivo ha de incluir fechas críticas, reuniones, y otras demandas importantes para tomar decisiones importantes, para evitar sorpresas. De esta forma, se puede reprogramar cualquier tarea imposible de llevar a cabo, sin necesariamente aglomerar los días subsiguientes.
Por otro lado, Mortgernstern estima que entre 75% y 80% de los negocios pequeños y medianos para los cuales ha llevado consultoría desperdician muchos recursos económicos al no enfocar el talento de la fuerza laboral sobre la descripción de puestos, y también la inhabilidad de ciertos dueños de empresas a la hora de delegar responsabilidades.
Otra lectura interesante es: “Best Practices of High Performance Entrepreneurs, de Russell S. Allred: “Para una mayor eficiencia, dice, cree hojas de registro de los procesos donde queden pautadas tantas actividades particulares como sea posible, de forma que pueda entrenar a otros empleados sobre determinadas tareas”.
De esta forma, el estudio realizado por Brother, la empresa fabricante de mobiliario y equipos para el hogar y la oficina, indica que, durante 2010, las empresas perdían un promedio de 38 horas por empleado buscando materiales, documentos, o cualquier herramienta de trabajo perdida, traspapelada o extraviada en la oficina.
Todo esto, y lo anteriormente dicho, se evita haciendo lo siguiente: ¡Mantenga su escritorio limpio!
Darwin E. Medina P. es un jefe muy popular: para muestra un botón, o cinco; las asistentes que han pasado por su mando durante un año así lo atestigüan. Todas han quedado “muy” complacidas con todo lo que han aprendido de él. Envíenos sus opiniones, alguna contribución, o lo que sea, hasta dinero, a homoejecutivus@gmail.com