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5 consejos para que tus reuniones virtuales “fuera de la oficina” funcionen

Revista Mercado17 mayo, 20205min
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Afrontémoslo. Las reuniones de estrategia grupal fuera de las oficinas tras el COVID-19 se han vuelto parte de la rutina de todos los que enfrentan el home office y por su naturaleza nos consumen mucho tiempo. Aunque estos eventos pueden brindar un gran entorno para el alineamiento y construcción de equipo, dichos beneficios podrían perderse con facilidad cuando los miembros del grupo regresan a su trabajo cotidiano.

Ya sea que esté dirigiendo una pequeña reunión del equipo ejecutivo fuera de las instalaciones o una reunión para un grupo mayor, he aquí cinco consejos para asegurar que su próximo evento tenga impacto duradero:

1. SEA MUY CLARO RESPECTO A SUS OBJETIVOS. Antes del evento, asegúrese de que usted y su equipo tienen claro qué es lo que esperan lograr durante la reunión, al igual que el cómo medirán el éxito una vez terminada esta.

2. PIENSE DOS VECES ACERCA DE QUIÉN DEBERÍA SER INVITADO. Los líderes suelen cometer el error de invitar a demasiadas personas a sus reuniones fuera de la oficina. Cuando elabore su lista de invitados, observe de cerca sus objetivos y pregúntese, ¿me funcionará mejor un grupo grande o un puñado de personas clave que puedan trabajar de cerca para desarrollar una estrategia?” Aunque tener un grupo más amplio pueda ser más incluyente, la productividad de la reunión podría disminuir.

3. DESARROLLE UNA AGENDA DETALLADA. Una vez que tenga objetivos claros y una lista de invitados, es momento de crear la agenda. Incluya no menos de 45 minutos y no más de dos horas para la discusión sobre cada tema. Con estos parámetros, seguramente podrá cubrir de cuatro a seis temas por día.

4. EN EL EVENTO, ENFÓQUESE EN TRABAJAR PARA LA EMPRESA. Las reuniones fuera de oficina que son bien planeadas y obtienen resultados duraderos van más allá de las operaciones cotidianas de la organización y se concentran en la película completa. Enfóquese en el pensamiento estratégico y en temas importantes que no han tenido el tiempo de pensar en la oficina. Estos temas podrían incluir el abandonar una línea de producto que ya no es viable, corregir una baja tasa de retención o mejorar la colaboración entre departamentos.

5. AL CIERRE DEL EVENTO, TRABAJEN JUNTOS PARA CREAR UN PLAN DE GOBERNANZA DEL EQUIPO. Para asegurar que actúen a partir de los aprendizajes y estrategias que desarrollaron durante la reunión fuera de las oficinas, tome algo de tiempo en la parte final del evento para la discutir lo que cada persona necesita hacer para impulsar el plan acordado. Después, asegúrese de agendar las suficientes revisiones de avance para asegurar el éxito.

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