Harvard Business Review

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Por Harvard Business Review

En teoría, todos entienden que la preparación puede hacer que una reunión importante sea un éxito o un fracaso. Cuanto más trabajo realices antes de entrar a la sala de juntas, más productivo y eficaz serás.

IDENTIFICA EL PROPÓSITO. Aclarar el propósito de tu reunión es el primer paso de la planeación y también el más importante; además, impulsará todos los demás elementos de tu preparación.

ASEGÚRATE DE QUE NECESITAS ESA JUNTA. No convoques a una nueva reunión sin antes pensar en otras maneras de lograr tu objetivo.

DESARROLLA UNA AGENDA PRELIMINAR. Decide cuánto tiempo le dedicarás a cada tema y qué orden para tratarlos tiene más lógica.

ELIGE A LOS PARTICIPANTES ADECUADOS. Piensa en quiénes pueden ayudarte a lograr tu objetivo y quiénes se verán afectados por el resultado de la reunión.

ASIGNA PAPELES. Darles a los participantes un papel específico que desempeñar puede aumentar la concentración y la participación.

DECIDE CUÁNDO Y DÓNDE. El lugar de la reunión ayuda a establecer el tono.

ENVÍA LA INVITACIÓN Y LA AGENDA. Asegúrate de que los asistentes conozcan el propósito de la reunión.

ENVÍA CUALQUIER INFORME O LECTURA PREVIA. Además, subraya las conclusiones clave de las lecturas para quienes no hayan tenido tiempo de leer los textos.

IDENTIFICA EL PROCESO DE TOMA DE DECISIONES. Elige un método para tomar decisiones con anticipación para asegurarte de que salgas de la reunión con un resultado claro.

PRUEBA EL EQUIPO QUE VAYAS A UTILIZAR. Este paso parece evidente, pero a veces es difícil apartar tiempo para los detalles logísticos.

TEN UNA VERSIÓN FINAL DE LA AGENDA. Si la agenda cambió, reparte la versión final a los participantes.

DA SEGUIMIENTO. Si asignaste papeles, verifica que los asistentes entiendan cuáles serán sus funciones.

PREPÁRATE. Hacer el trabajo de preparación aumentará tu seguridad y te permitirá estar listo para tener una reunión exitosa.

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