Lo que las empresas deben saber sobre las reuniones fuera de la oficina

En los últimos tiempos, algunas empresas de alto perfil han emitido mandatos de regreso a la oficina, lo que ha generado reacciones mixtas entre los empleados y el público en general. Sin embargo, una década de investigación sugiere una alternativa efectiva para mejorar el rendimiento y ayudar a los empleados a construir redes de colaboración significativas: las reuniones corporativas fuera de la oficina.

¿Por qué fuera de la oficina?

Las reuniones fuera de la oficina, que suelen ser eventos patrocinados por la empresa y durar varios días, ofrecen a los empleados la oportunidad de interactuar en un entorno distinto al habitual.

Este tipo de encuentros facilita conexiones que de otro modo no se producirían, ya que permite a los empleados relacionarse cara a cara, forjando nuevas relaciones y fortaleciendo las existentes. Estas experiencias son fundamentales para la creación de confianza interpersonal y el aprendizaje mutuo, dos factores clave para una colaboración eficaz.

La evidencia

Nuestra investigación más reciente con una importante empresa internacional aborda cómo mejorar la colaboración dentro de las organizaciones.

Analizamos ocho años de datos sobre las reuniones anuales fuera de la oficina de la empresa, además de más de 350,000 casos de relaciones laborales formales, basados en registros de más de 750 empleados. Examinamos las redes de colaboración antes y después de estas reuniones, enfocándonos particularmente en la formación de nuevas relaciones laborales. ¿Qué descubrimos?

Las reuniones fuera de la oficina facilitaron la creación de conexiones formales de colaboración entre empleados que previamente no habían trabajado juntos. Estas nuevas relaciones no fueron meramente sociales, sino que resultaron en la generación de ingresos sustanciales para la empresa.

Los beneficios de estas reuniones no se limitaron a los asistentes directos. Nuestros resultados mostraron que los efectos positivos se extendieron a toda la organización. Tras las reuniones, incluso aquellos empleados que no asistieron establecieron nuevos vínculos de colaboración.

Cómo aprovechar al máximo las reuniones fuera de la oficina

Personalice las sesiones en función de los datos previos al evento
Antes del evento, encueste a los empleados, especialmente a los que trabajan de forma híbrida o remota, para conocer sus necesidades y objetivos específicos. Utilice esta información para diseñar sesiones que maximicen las oportunidades de colaboración relevantes para cada grupo.

Asigne objetivos a los nuevos empleados
Los recién llegados son quienes más pueden beneficiarse de la creación de redes. Establecer objetivos antes del evento puede ayudarles a aumentar la calidad de su red en poco tiempo, lo que a su vez favorece su integración en proyectos importantes, mejora la satisfacción laboral y optimiza el rendimiento.

Guíe la preparación de los empleados
Aunque puede haber momentos de suerte, esperar que la serendipia se imponga no es una estrategia efectiva. En su lugar, ofrezca herramientas para que los empleados identifiquen las brechas en sus redes y el potencial de colaboración, permitiéndoles orientarse hacia los contactos y proyectos más valiosos durante el evento.

Realice un seguimiento del valor de las reuniones fuera de la oficina
Monitoree los resultados clave de las reuniones para confirmar que están impulsando la colaboración de manera efectiva. Evalúe qué relaciones se formaron o se reactivaron, qué compromisos se asumieron, y qué resultados concretos generaron estos nuevos vínculos. ¿Se originaron nuevos negocios? ¿Qué otros beneficios estratégicos surgieron?

Después de la reunión, es crucial que los líderes aprovechen el impulso generado por el evento para seguir fortaleciendo las nuevas relaciones. Aunque las reuniones fuera de la oficina duren solo unos días, las conexiones que se establecen pueden perdurar mucho más tiempo, generando beneficios significativos para la organización, tanto en términos de ingresos como de otros objetivos estratégicos.

Harvard Business Review Wake-Up Call Spanish
Madeline Kneeland, Heidi K. Gardner, and Adam M. Kleinbaum

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