En los últimos dos años, la mayoría de nuestras conversaciones de trabajo se han movido a internet, convirtiéndose en reuniones virtuales. Si bien los tiempos de reunión han aumentado en un 10 %, las investigaciones muestran que la mayoría de éstas, en realidad, disminuyen la productividad de los empleados.
Los estudios también muestran que la responsabilidad recae con mayor frecuencia en los gerentes primerizos, que tienden a celebrar demasiadas reuniones. Éstas, generalmente, son improductivas.
Si eres el encargado de llevar las riendas de las reuniones virtuales, estos consejos pueden ayudarte a sacarles el máximo partido:
Antes de cada reunión, date un tiempo para pensar en lo que quieres lograr. Reflexiona sobre algunas de estas preguntas:
Una vez que estés listo, distribuye la agenda y cualquier trabajo previo, junto con la invitación virtual, mucho antes de la fecha de la reunión.
Cuanto más fluidas sean tus conexiones tecnológicas, más preparado, presente y comprometido estarás durante la reunión.
Es preferible conectarse desde la computadora y el celular a través de diferentes conexiones a internet. Incluso si surge una situación en la que debas dejar tu dispositivo principal, aún estarás disponible en tu teléfono para reconectarte lo antes posible.
Si no todos están familiarizados entre sí, o si el equipo se está reuniendo con alguna parte interesada por primera vez, utiliza los primeros minutos para las presentaciones.
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Como anfitrión, puedes tomar la iniciativa en estas conversaciones y comenzar por ti mismo.
Inicia la llamada con una o dos reglas básicas para todos los asistentes, de modo que todos tengan la oportunidad de compartir sus puntos de vista sin ser interrumpidos o hablar unos sobre otros.
Crear reglas específicas establecerá expectativas claras para todos, les ayudará a articular sus pensamientos y avanzar con una discusión sin interrupciones.
Para brindar información de manera más efectiva, integra pausas mentales en tu discurso o presentación, para permitir que los oyentes digieran tus palabras y comprendan mejor su significado.
En los últimos dos minutos de la conversación, comparte un resumen conciso de los próximos pasos y cómo planeas realizar un seguimiento de los resultados o entregables discutidos en la reunión.
Durante la reunión, tú o un colega deberíais haber tomado notas, escrito las ideas o los comentarios más importantes, incluidos los próximos pasos. Una vez finalizada la reunión, tómate unos minutos para organizar tus notas y enviarlas al equipo por correo electrónico o Slack.
Reflexiona sobre cómo resultó la reunión. Pregúntate:
Esto te ayudará a convertirte en un presentador más productivo, además de brindar más dirección y claridad a todos en las reuniones que dirijas.
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De Harvard Business Review, por Shyamli Rathore
(Shyamli Rathore es entrenadora de liderazgo y facilitadora para la red de CEO más grande del mundo, YPO)
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