Los correos electrónicos, o e-mails, se han integrado al mundo corporativo a nivel global de tal manera que se imposibilita imaginar trabajar sin esta herramienta. Pero en la búsqueda de optimización y productividad infinita, hay empresas que han evidenciado resultados multiplicadores sin aumentar su personal al propiciar espacios de productividad. Su clave: eliminar los buzones de e-mail.
Cal Newport, en su disruptivo libro “Un mundo sin e-mail”, nos plantea una idea muy clara que exploraremos a continuación: una vida corporativa sin e-mail. Esto no se refiere a alcanzar el famoso ‘inbox zero’ en el que limpiamos nuestro buzón de correo diario, sino a desprenderse de la herramienta de la comunicación en la mayor medida posible para reducir las distracciones y potenciar el trabajo enfocado.
El ‘ladrón’ de la atención
La atención en el ámbito laboral es la clave de la productividad, por lo que hay que defenderla con vehemencia. Sin embargo, inconscientemente se ha permitido que el mayor ladrón de la atención de los trabajadores se instalé en las organizaciones: los e-mails.
Según un estudio realizado por la consultora McKinsey & Company, el trabajador promedio revisa su bandeja de e-mail alrededor de 11 veces por hora.
Cuando a esto le sumamos que a los trabajadores les toma por lo menos 25 minutos poder volver a concentrarse plenamente en una actividad, tenemos una combinación perjudicial para la productividad de toda una organización.
Además de esto, los e-mails suelen propiciar un sentimiento de ansiedad y de estrés por la interconectividad e inmediatez que requieren de los trabajadores. La constante demanda de su atención dificulta el desprenderse de ella por periodos extendidos de tiempo. Para combatir esto, existen distintas metodologías que la pueden reemplazar según las necesidades de cada organización.
Retomando el control de nuestra atención
Más reuniones, menos correos electrónicos
Recurrir a los e-mails únicamente en casos de emergencia, para recurrir a planificar reuniones semanales o diarias para proporcionar clarificación y dirección sobre las asignaciones a ser ejecutadas en un periodo de tiempo les otorga la libertad mental a los trabajadores de poder enfocarse en sus quehaceres, produciendo mejores resultados de manera más eficiente.
Metodología ágil
A pesar de sus inicios en el mundo del desarrollo de software, la metodología ágil ha evidenciado un éxito rotundo en su implementación en la gestión de proyectos. Entre sus mandamientos, la comunicación cara a cara es priorizada sobre todos los demás medios de comunicación para asegurar la claridad de los mensajes y reducir espacios para confusiones o pérdidas de tiempo. Como metodología comprobada que apoya este cambio, puede ser la más conveniente para quienes desean hacer la transición hacía el mundo corporativo sin e-mail.
Dentro de esta metodología, existen distintos tipos, por lo que se debe escoger aquel que se ajuste a la empresa, ya sea por un análisis o prueba y error.
Aprende más aquí: Metodologías ágiles: una oportunidad para la gestión empresarial de proyectos
Último recurso: centralización de tu horario de respuesta
Si no te puedes alejar de los e-mails por tu cultura organizacional, tal vez optimizar tu tiempo y asignar un horario para responder correos te resulte más eficiente. Esto depende de tu estilo de vida, y horario de trabajo, pero tal vez responder los correos antes de cada descanso, al inicio y final del día, todos los días a las 3 p.m. o únicamente dos veces a la semana. Lo que funcione para ti.
Lo que se busca es reducir la ansiedad de responder lo más rápido posible a los correos electrónicos, al igual que las distracciones que limitan la calidad en los trabajos, alcanzando así más paz, más productividad y excelencia en el mundo corporativo, sin morir en el intento.
Por Marian Briceño
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