Todos tenemos prioridades en la vida. Para unos es la familia, para otros el trabajo, para otros el dinero o el éxito y para otros, la pareja, o la salud… Sin embargo, no todo el mundo se para a pensar sobre si en su día a día toma decisiones consecuentes con esas prioridades, valores y objetivos. Esta falta de análisis interno es la que lleva a evadir responsabilidades y a ponernos excusas que llevan al autoengaño.
Este puede ser el momento idóneo para reflexionar acerca de esas prioridades, decidir lo que queremos cambiar y tener claro a lo que nos gustaría dedicar nuestro tiempo. Y para ello puede resultar útil aprender la técnica del «time blocking».
Qué es el «time blocking» y para qué sirve
Esta técnica de productividad ¡consiste en planificar el día por adelantado y reservar determinados bloques de tiempo para hacer tareas específicas. Esto permite aumentar el compromiso y disminuir la procrastinación. Las listas de tareas infinitas no funcionan, por el simple hecho de que siempre hay más cosas por hacer que te incitan a trabajar más y más, pero no solo es importante saber qué tareas tienes que hacer, sino cuándo vas a hacerlas.
Además, aplicar esa técnica ayuda a realizar diferentes acciones en menos tiempo, lo que dejará más horas libres para dedicar a otras actividades.
Para aplicar el método del «time blocking» en el día a día, los expertos revelan que es importante seguir estas 5 reglas de oro:
Puede parecer un paso obvio, pero es el que suele costar más. Requiere «salir del piloto automático del día a día y parar de hacer cosas sin rumbo».
Se trata de darse un tiempo para reflexionar y planificar. El objetivo es asegurarse de avanzar en las tareas correctas y no dejarse llevar por las «urgencias» del día a día.
Lo que no está en tu planificación no existe. Normalmente, se utiliza el calendario para agendar reuniones o citas, pero con el «time blocking» debe sacarse mucho más partido. «La idea es reservar bloques de tiempo no solo para las tareas cotidianas o de trabajo, sino también para otras áreas de la vida que se consideren importantes.
Una de las técnicas que resulta útil es usar diferentes colores para diferenciar mejor las tareas. Elaborando un atractivo calendario visual resulta posible tener más control sobre el tiempo del que se dispone para cada cosa.
Veamos lo que es cada cosa. Las tareas proactivas, son «tareas de foco» que permiten hacen avanzar en determinados proyectos y requieren más concentración. Estas son, sin duda, las más importantes y las primeras que deberás bloquear. Pero en el día a día también tenemos tareas reactivas como revisar el email, llamadas… y para las que también será necesario reservar tiempo.
Puedes agrupar este tipo de tareas en un único bloque, haciendo «batching» (procesamiento por lotes) de tareas. Esta técnica de productividad ayuda a optimizar el tiempo y ser más efectivo. Consiste en agrupar tareas similares que requieren los mismos recursos.
A la hora de hacer la planificación en bloques de tiempo, se debe tener en cuenta cómo cambia la energía a lo largo del día. «Normalmente, en las primeras horas de la mañana tenemos más claridad y estamos más enfocados, así que aprovecha para planificar las tareas más difíciles e importantes en ese momento». Por ejemplo, reserva las dos primeras horas del día para las tareas que requieren más concentración y deja un bloque de tiempo a medio día para otras más livianas.
Cuando se empieza a usar la técnica de los bloques de tiempo, se hace algo que tal vez no se haya hecho nunca: estimar el tiempo que se va a tardar en acabar una tarea. No es fácil pues, cuando no se tiene práctica, lo que suele pasar es que a lo que se pensaba dedicar una hora, acaba necesitando dos.
«Al principio, intenta no poner demasiados bloques en un día porque, seguramente, tardarás más de lo planificado. Aunque también puede pasar al revés: que planifiques demasiado tiempo y realmente esa tarea la puedas terminar en menos».
Usar bloques durante el día obliga a limitar el tiempo disponible para cada cosa y a estar más concentrado.
Los errores que debes evitar
Una vez que hemos repasado las reglas para aplicar el «time blocking» en el día a día conviene recordar otros aspectos que deben tenerse en cuenta para garantizar su eficacia. Así, los expertos en productividad detallan cuáles son los principales errores que suelen cometerse al intentar interiorizar este método.
No dejar espacio para imprevistos y no ser flexible. Algunas personas ven en esta técnica como un método rígido y estático, pero a la hora de aplicarlo es importante ser realista y saber que durante el día surgirán imprevistos o se tardará más de lo estimado en acabar una tarea. «Dejar bloques de tiempo en blanco puede ser una buena práctica para no frustrarse si no se consigue la planificación».
Hacer micro bloques. No hay que complicarse creando bloques de tiempo de quince minutos y pretender tener planificada cada pequeña tarea. El calendario no está pensado para eso. Además, uno de los objetivos del «time blocking» es evitar hacer multitarea y estar cambiando de tarea continuamente. «Intenta definir no más de tres bloques grandes al día, que puedes combinar con alguno más pequeño».
No trabajar concentrado y permitir las distracciones. De nada sirve la planificación y la estrategia si no se trabaja concentrado, ni esa persona se asegura de que nadie le moleste durante ese bloque de tiempo.
«Ponte auriculares, aleja el teléfono (o apágalo), cierra las redes sociales y las pestañas que no necesites. Concéntrate en la tarea durante el tiempo asignado. No te preocupes porque alguien se ofenda si no contestas en el momento. Se acabarán acostumbrando y te darás cuenta de que el mundo no se acaba por no estar continuamente conectado». KD
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