El signo más revelador de una mala gestión del tiempo es clara: tareas realizadas a último minuto, completadas tarde o incluso olvidadas, llegar tarde a reuniones y todas las acciones relevantes a destiempo.
Como gerente puede resultar difícil detectar colaboradores brillantes que tienen dificultad con la gestión del tiempo. De seguro quieres entregar reportes más positivos y no logras dar con ello. Al respecto Elizabeth Grace, Coach en Gestión del Tiempo sugiere una serie de medidas que puedes tomar como gerente para ayudar mejor tus colaboradores:
Si llevas tiempo dirigiendo a esta persona, es probable que hayas experimentado una amplia gamas de emociones que van desde la indignación hasta la irritación. Esto variará según la gravedad de los problemas que esta mala gestión del colaborador genere, pero lo que está en juego es tu personalidad, tus expectativas y los niveles de estrés.
Antes de darle feedback a tu empleado reconoce tus emociones. Escribe cualquier cosa que puedas estar pensando o sintiendo de forma fluida. Es importante que proceses lo que sientes por tu cuenta o con una persona de confianza, evalúa honestamente porqué sientes el enojo, ¿es una falta de control? ¿Miedo? ¿Vergonzoso? ¿Estrés?
Este proceso te ayudará a liberar las emociones negativas antes de dar la opinión, para que evites ser demasiado dura y hagas más daño que bien.
Es muy posible que dentro de la mala gestión de tiempo, tengas algo de responsabilidad. Si asignas tareas de último minuto, no das instrucciones claras, no estableces prioridades claras, no tiene un sistema de seguimiento y olvidas dar comentarios, tus acciones podrían ser parte del problema.
Si además de esto, esperas que los empleados estén disponibles constantemente a través del correo electrónico, el chat u otros canales, de modo que no puedan establecer límites para completar un trabajo centrado, también eres parte del problema organizacional.
Al identificar esto, antes de tener la conversación con el colaborador, podrás identificar dónde pudiste hacerlo mejor.
Cuando eres capaz de identificar las necesidades más importantes de tu proyecto, lograrás sentirte mucho menos estresada y podrás comunicar lo que necesitas con más urgencia, aunque con ello no se termine el proyecto entero.
Tómate el tiempo para pensar exactamente qué puede estar causando problemas con la gestión del tiempo, al momento de establecer las tareas: ¿No tienes lo que necesitas para las reuniones importantes o de actualización? ¿Estás estresada por que te pedirán revisar cosas a último momento? ¿Tus acciones cuestan tiempo o dinero? ¿Te sientes ansiosa cuando no hay una buena comunicación sobre el estado de las cosas?
Una vez identifiques lo que te preocupa, comunica con calma exactamente lo que necesitas, cuándo lo necesitas y por qué lo necesitas. También puedes preguntar qué necesitan de ti para que todo funcione.
En algunas situaciones con comunicar de forma asertiva es suficiente, pero existen otras situaciones en que será necesario que te involucres para que el trabajo fluya. Para ello, considera las siguientes medidas:
Estructura la situación para que puedas obtener y mantener el impulso, esto puede marcar la diferencia.
Cuando las cosas comiencen a caminar en la dirección correcta, demuestra aprecio por cada paso hacia adelante. Puede que te preocupe dar comentarios positivos muy pronto, pero esto será positivo para que todos se relajen.
Los comentarios positivos ayudan a fomentar la confianza, positividad y motivación y pueden impulsar tus equipos a lograr grandes resultados. El aumento de las emociones negativas sobre su trabajo puede provocar más retrasos, no menos.
Recuerda que estás en el mismo equipo. En lugar de derribarlos, hágalos crecer en cada paso del camino.
Como directora no puedes obligar a nadie a mejorar su gestión del tiempo. Pero su comunicación y sus acciones pueden marcar una gran diferencia en la capacidad de dar su feedback para superar sus problemas y aumentar su productividad.
Por: KR/ Harvard Business Review.
