Uno de los factores clave para ser productivo es gestionar bien el tiempo. Sacar el máximo rendimiento a cada minuto que dedicamos a una actividad es fundamental para alcanzar nuestros objetivos laborales y personales. Concentración, esfuerzo y conocimiento deben fusionarse para que demos nuestra mejor versión. Para ello, necesitamos dejar a un lado las distracciones y encarar nuestra tarea con el tanque de energía lleno, algo que no siempre es sencillo. Afortunadamente, existen diferentes fórmulas que nos acercan a esa perfecta gestión del tiempo. Una de las más curiosas es la técnica pomodoro.
¿Cómo puede un tomate ayudarnos a aumentar nuestra productividad? Te lo explicamos.
¿Cómo nació la técnica?
Francesco Cirillo es ingeniero informático y fundador de una reconocida consultoría de negocios con sede en Berlín, Cirillo Consulting. En su camino hacia el éxito profesional, siempre tuvo claro que la gestión del tiempo jugaría un papel importante. Con el objetivo de encontrarla, a finales de los 80 comenzó a utilizar un temporizador en forma de tomate que tenía en su cocina. El utensilio contabilizaba siempre el mismo periodo de tiempo, 25 minutos. Cirillo, todavía en su etapa universitaria, se decidió a utilizar ese tiempo fijo para dividir sus esfuerzos. Un pomodoro, un descanso, un pomodoro, un descanso… Y el método funcionó.
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¿Cómo se pone en práctica?
La técnica pomodoro consta de dos etapas que se repiten en el tiempo. En el caso de Cirillo, trabajaba en periodos de 25 minutos y después, realizaba un descanso de 5 minutos. Ya sea manteniendo los mismos tiempos, o adaptándolos a tu realidad o la de tu equipo, estos son los pasos que debes seguir para aplicar el método:
Organización
- Divide las tareas complejas. Si crees que te van a ocupar demasiado tiempo, organízalas en tareas más simples. Por ejemplo, si tienes que escribir un artículo extenso, sepáralo en investigación, borrador, redacción y escritura.
- Agrupa las tareas pequeñas en una lo suficientemente amplia. Por ejemplo, programar reuniones, responder mails…
- Mide las tareas previamente para decidir cuántos pomodoros necesitarás
- Ordena los pomodoros en tu jornada. Decide cuántos realizarás por la mañana, cuántos por la tarde, cuáles en cada momento… Te servirá para ganar eficiencia.
- Protégete de distracciones. Apaga dispositivos, avisa de que estarás ocupado, programa llamadas o reuniones para momentos fuera de tus pomodoros… Es clave para enfocarte.
- Programa pomodoros extras en caso de que los necesites, siempre con sus respectivos descansos.
Ejecución
- Elige la tarea que vas a realizar.
- Programa el pomodoro (temporizador) de 25 minutos, o del tiempo que consideres oportuno.
- Concéntrate y trabaja hasta que suene la alarma.
- Marca con una X lo que has conseguido durante el pomodoro.
- Descansa 5 minutos.
- Inicia de nuevo el proceso.
- Después de 4 pomodoros, toma un descanso de 15 a 30 minutos.
- Vuelve a empezar un nuevo ciclo hasta que alcances tus objetivos.
¿Cuáles son las ventajas de esta técnica?
La técnica proporciona una serie de ventajas que aumentarán tu productividad:
- Obliga a planificar.
- Incentiva la organización de tareas.
- Ayuda a minimizar distracciones.
- Mejora la concentración, focalizándote en la tarea asignada para el pomodoro en el que estás inmerso.
- Mantiene la motivación, ya que al organizar tus tareas en porciones más asumibles, tendrás la sensación de que llegas a todo.
- Evita la tentación de procrastinar.
¿Qué debo hacer durante los descansos?
Ya sabemos cómo organizar el trabajo y qué hacer durante los 25 minutos del pomodoro. Pero, ¿y en los descansos? Se recomienda realizar alguna actividad que nos relaje y oxigene nuestra mente, pero que nos mantenga activos. Pasear, escuchar música, estirarse, prepararse un café, comer algo ligero… Y, 5 minutos después, enfocarse en la siguiente tarea.
Por Isabel Ariza y Borja Santamaría
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