El teletrabajo es una realidad que ha llegado para quedarse. Según una encuesta de WTW, en enero de 2022 más del 40 % de los empleos en las principales economías de América Latina eran remotos o híbridos; antes de la pandemia, la cifra era del 22 %.
Además, el 66 % de los empleados apostaban por teletrabajar o hacerlo de forma mixta, mientras que sólo uno de cada tres trabajadores prefería el modelo presencial.
Bien ejecutado, el teletrabajo aporta valiosas ventajas para empleados y empleadores. Sin embargo, para una compañía que ha alcanzado el éxito desde una estructura presencial, el cambio a otro remoto o híbrido puede parecer arriesgado.
Por eso, nos preguntamos: ¿cuáles son las claves para pasar a un modelo de trabajo remoto con éxito?
1. Crea un ‘dream team’
Cambiar a un modelo de trabajo remoto requiere una transición. No se trata de, de la noche a la mañana, enviar a los empleados a sus casa para que comiencen a producir desde allí. Para dirigir el proceso, es importante crear un equipo que se encargue de liderar el cambio.
Workana, compañía especializada en contratación de freelancers, denomina este pequeño equipo «dream team». Propone elegir a un representante de cada departamento, con capacidades técnicas y personales para guiar al resto de sus compañeros de área.
El equipo se encargará de crear el llamado road map y vigilar su cumplimiento. El documento debe recoger qué herramientas se necesitan, los objetivos de cada departamento y cada miembro del área, el presupuesto y los canales de comunicación.
2. Comunicación y expectativas claras
La comunicación es el elemento indispensable para que todo funcione. Eliminado del día a día el contacto personal, la empresa debe facilitar los canales más adecuados para que los mensajes lleguen a todos los miembros del equipo, tanto los generales como los individuales.
Los correos electrónicos pueden servir en algunos contextos, pero se requiere una herramienta que sea más ágil e inmediata para sustituir la presencia compartida en el mismo espacio físico. El abanico de posibilidades entre los canales de chat es inmenso. También, en el caso de las plataformas para organizar reuniones.
Sería interesante involucrar al equipo, o a representantes de cada área, en la elección de estos canales. Ellos son los mayores conocedores de sus necesidades.
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Otro aspecto vital es la fijación de objetivos. Deben ser realistas y claros, y todo el equipo debe asumirlos como propios antes de lanzarse al nuevo modelo.
3. Cuida la cohesión
En cuanto al equipo ya existente, es importante cuidar la motivación y la comunicación entre compañeros de equipo. Para ello, los líderes deberán cambiar su enfoque y habilitar canales, herramientas colaborativas, e incluso actividades presenciales o virtuales no relacionadas al 100 % con el trabajo para incentivar la cohesión del grupo.
El líder también debe incidir en el feedback. El modelo remoto tiene el riesgo de que el trabajador se sienta poco importante, teniendo la sensación de que su labor queda en una especie de limbo.
Los dirigentes deben tenerlo en cuenta, y premiar o señalar oportunidades de mejora a sus empleados para que estos vean que su trabajo sí está siendo valorado.
4. Ábrete a nuevo talento
El paso a un modelo remoto abre posibilidades interesantes de mejora del equipo. Las barreras geográficas para contratar talento desaparecen, y el ahorro en ciertos costes, como alquileres o consumos energéticos, también puede derivar en mayor capacidad para atraer buenos refuerzos. También para incentivar a los empleados que mejor funcionen.
5. Formación
El uso de las herramientas seleccionadas, tanto para comunicarse como para compartir información y proyectos en la nube, puede ser novedoso para algunos de los miembros del equipo, empezando por los líderes. Por ello, es importante invertir en formación.
De lo contrario, no se podrá exprimir al 100 % las posibilidades que ofrece este modelo, e incluso se incurrirá en el riesgo de que la información no fluya y los procesos se atasquen.
6. Te toca confiar
Una vez se defina el road map, se dispongan las herramientas y se forme al equipo, toca arrancar y confiar. El trabajo remoto va más allá de un modelo, es una cultura, una forma de entender la organización y la gestión de equipos. Y en ella, no se puede ver, tocar o escuchar cada parte del proceso como cuando se comparte un espacio físico.
La libertad y la flexibilidad son elementos con los que, en la medida de lo posible, los líderes deben estar preparados para convivir.
Borja Santamaría
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