Pequeños trucos para Excel que te facilitarán la vida

¿Que tal te desenvuelves en Excel? ¿Te mueves con comodidad entre sus celdas? Bien utilizada, esta herramienta de Office puede ser una gran aliada para aumentar tu organización y, por tanto, tu productividad. Por ello, queremos ayudarte con unos pequeños trucos que te harán la vida más fácil en tus hojas de cálculo (dependiendo de tu versión de Excel).

Convertir de PDF a Excel

Si tienes un documento PDF con una tabla que quieres trasladar a Excel, sigue estos pasos:

Crea una nueva hoja de cálculo en blanco.
Haz clic en «Datos»-«Obtener datos»-«Desde un archivo».
Selecciona, si aparece, «Desde un PDF». En caso contrario, selecciona «Desde el texto/CSV».
Selecciona el PDF.
Haz doble clic sobre el nombre del archivo.
Elige el campo «Table» y, una vez comprobado que todo es correcto, haz doble clic en «Table».
Para terminar, clica en «Cerrar y guardar».

Resaltar duplicados

Así se activa esta utilidad, que te ayudará a encontrar de forma rápida los valores que coinciden en tu tabla:

Empieza por seleccionar las filas y/o columnas que quieras analizar.
Selecciona «Inicio» en el menú superior y clica en «Formato condicional».
Clica en «Reglas para resaltar celdas»-«Valores duplicados»-«Aceptar».

Veras cómo los valores que se repiten aparecen resaltados en otro color.

Ordenar celdas

¿Sabes ordenar tus tablas por orden alfabético o numérico? Es muy sencillo:

Selecciona las celdas que deseas ordenar.
Selecciona «Inicio» en el menú superior y después, «Edición»-«Ordenar y filtrar».
Elige tu criterio de orden.
Puedes seleccionar «ampliar selección» para añadir celdas.

Cambiar filas por columnas

¿Quieres que una fila se transforme en columna? ¿Deseas llevar la información de una columna al formato fila? Toma nota:

Selecciona las filas y columnas, y cópialas con «ctrl + c».
Elige una celda vacía, haz clic con el botón derecho y selecciona «Pegado especial».
Elige la opción «Transporter».

Tres pasos y…, ¡magia!

Añadir una lista desplegable

Podrás crear una lista cerrada de opciones para seleccionar, evitando errores o datos inválidos. Esta es la ruta:

Selecciona una celda y clica en «Datos».
Elige «Validación de datos»-«Lista».
Escribe los elementos que quieres añadir al desplegable separados por una coma, sin espacios.

Tendrás tu lista desplegable.

Poner una línea diagonal en una celda

Puede servirte, por ejemplo, para dejar claro que esa celda no contiene ningún valor, o para otras cuestiones de diseño:

Selecciona la celda.
Selecciona «Inicio» y elige la opción «Bordes»-«Más bordes».
Aparecerá una preselección en la que debes elegir la diagonal o el tipo de borde que desees y clicar en el centro del cuadro.

Importar data desde un sitio web

Si quieres rescatar datos de una página web y trasladarlos a tu hoja de cálculo, sigue estos pasos:

Copia la URL de la web en cuestión.
Selecciona la pestaña «Datos» en el menú superior.
Elige «Obtener data»-«De otras fuentes»-«De la web».
Pega la URL.

Eliminar celdas en blanco

Cuando una tabla es extensa, uno de los trabajos más tediosos es limpiarla de valores inválidos o de celdas en blanco. Por eso, queremos facilitarte esta última tarea:

Selecciona las filas y columnas que deseas limpiar.
Entre en «Inicio» y accede a «Edición».
Clica en «Buscar y reemplazar»-«Ir a especial».
Elige «Celdas en blanco» y acepta.

Tendrás todas tus celdas en blanco seleccionadas. Ya sólo te quedará ir a «Inicio»-«Celdas»-«Eliminar».

Ganar tiempo con las acciones frecuentes

Este truco te va a encantar. Si tu trabajo en Excel tiene un punto repetitivo, es decir, si realizas casi siempre las mismas acciones (macros), puedes grabarlas en tu sistema para crear un atajo. Así será todo más rápido:

Elige la pestaña «Vista».
Clica en «Macros»-«Grabar Macro».
Ahora te toca dar un nombre a tu acción y asignarle el comando que tú quieras.
Acepta y realiza la ación que quieres grabar.
Cuando termines, vuelve a «Macros» y clica en «Detener Macro».

Ya está. Cada vez que utilices tu comando, se realizará la acción y ganarás tiempo.

Comandos clave

Para terminar, aquí tienes algunos comandos útiles para manejarse en Excel.

Ctrl + b	Abre «Buscar»
Ctrl + e	Selecciona todas las celdas
Ctrl + 0	Oculta columnas
Ctrl + 1	Abre «Formato de celdas»
Ctrl + 4	Subraya un texto
Ctrl + 5	Efecto tachado
Ctrl + 9	Oculta filas
Ctrl + Mayús + O	Selecciona las celdas con comentarios
Mayús + Avpág	Extiende una selección hacia abajo
Mayús + Repág	Extiende una selección hacia arriba