Al igual que las antiguas cartas escritas, el correo electrónico requiere de cierto arte de diplomacia. Es un reto establecer una comunicación libre de malas interpretaciones cuando te adentras en la palabra escrita, especialmente cuando nos encontramos inmersos en un mundo corporativo que demanda su uso.
Hay una gran batería de expresiones heredadas del mundo corporativo que no son precisamente correctas. Muchas de ellas nos hacen sonar como bots, deshumanizan las comunicaciones y entorpecen el buen fluir.
Muchas de las conocidas como «expresiones formales» pueden convertirse en una comunicación pasivo-agresiva, que además puede suponer un problema si hablas con personas de diferentes nacionalidades. Algunas de esas expresiones y formas son:
¿Cuántas veces has visto en el asunto del correo la palabra urgente y realmente no lo es? El abuso de esta práctica puede provocar que luego nadie haga caso de tus correos.
La informalidad en un correo electrónico te puede restar profesionalidad tanto dentro como fuera de la organización. Evita usar muchos signos de exclamación, emojis, texto en colores, fuentes tipográficas del estilo Comic Sans o una escritura abreviada tipo SMS, sugiere Business Insider en su propio compilado de claves para tener un correo electrónico de altura profesional.
Dentro de este grupo de expresiones, el portal Women Now recoge algunas de las que se consideran corporativas, pero realmente no lo son: «Te recuerdo que…»; «Como hablamos por teléfono…»; «Ten en cuenta que…»; «Volviendo a lo que hablamos…»; «Conviene procurar…»; «Me haría cargo yo, pero…».
La opción «responder a todos» es solamente cuando necesitas que todos reciban tu contestación. Por lo contrario, contesta solo a los que sea necesario y así podrás tener buenos correos corporativos.
Aunque hemos escuchado muchas veces sobre cuidar nuestra información, muchas veces reparamos poco en proteger a los demás. En tal sentido, es bueno tener cuidado con no compartir información de otros, sin autorización o que de plano sepamos que es de carácter confidencial.
El about de un correo es importante para conseguir aperturas, además de permitir que aquellos que los reciben puedan ubicarlo de nuevo con facilidad con una palabra clave. El about no es para redactar parte del correo, ni mucho menos saludar de forma poco precisa.
Los mensajes demasiado telegráficos pueden despertar cierta molestia, de igual forma cuando se usan signos de puntuación de manera exagerada. Evita usar más de un signo de exclamación e interrogación, extender su uso no remarca una frase. En el libro The Essentials of Business Etiquette, de Barbara Patcher encuentras estas normas mucho más detalladas.
Por: Karime Rivas.
